구글 서비스 생활에 얼마나 활용하세요? 직접 체크해보세요

PC에 저장되어 있는 쓰레기 정보들은 업무의 효율을 떨어뜨립니다.

내 PC에 파일이 많다고 업무나 학습에 도움이 되지 않습니다. 오히려 검색 및 관리를 어렵게 하고 복잡하게 해서 필요한 정보나 자료를 찾기 어렵게 합니다. 또한, 백업이나 보관도 점점 어려워집니다.

필요한 정보만 잘 관리하고 필요할때 검색해서 사용할 수 있는 환경을 만드는 정보 다이어트도 현대인에게 꼭 필요합니다. 필요할때는 구글에서 검색하면 정보는 모두 찾을 수 있지요.

PC에 있는 정보를 정리해서 구글 드라이브에 올리고 자료가 생기면 일단 구글 드라이브에서 검색해서 유사한 자료가 있는지 확인하고 자료를 올려보세요. 중복되는 자료, 동일한 자료들 확인이 빨라지고 내가 무슨 자료가 있는지도 확인할 수 있습니다.

"언젠가 필요하겠지~"라는 생각으로 저장하는 파일은 도움이 되지 않고 업무효율을 떨어뜨린다는 것을 명심해야합니다.

자료 : 베리타스 '데이터 적체 현황 보고서'

구글을 이용하여 스마트해봅시다. 몇가지나 사용하세요?

우리가 무료계정으로 이용할 수 있는 개인이 활용해도 좋은 기능에 대해서 잠깐 소개하고 지나가겠습니다. 이 기능만 잘 이용하더라도 개인 정보관리가 체계적으로 할 수가 있습니다.

1.  지메일 사용하기 : 회사 메일을 POP3로 가져와서 사용하면 아카이빙이 되어서 과거 메이 찾기도 편하고 바이러스 및 랜섬웨어 등에서도 안전할 수 있습니다. 특히 스마트폰과 함께 사용하면 스마트환경에서 이용할 수 있습니다. 메일은 삭제하는게 아닙니다~ 아카이빙(Archiving)하세요. 


2.  구글포토 : 최근에 아이들 태어나서 찍은 사진을 모아두던 외장하드가 고장나서 복구를 하지 못했고, 비록 백업 외장하드가 있었지만 이제 백업을 포기했습니다. 15년 사진을 관리하다 보니 백업도 점점 어려워지고, 사진용량도 점점 많아져서 이제는 개인이 하는 범위는 아니라고 판단이 되었네요. 그래서 구글 포토에서만 관리하기로 했습니다. 디카로 찍은 사진만 올리면 스마트폰에서 찍은 사진은 자동 동기화되기 때문에 그리 어렵지 않습니다. 가족 카톡방을 만들어서 매일 아침 4년전 오늘, 7년전 오늘, 1년전 오늘 사진 링크를 올리면서 대화를 하고 있습니다. 여행 갔다온 사진은 자동으로 영화도 만들고 기타 사진으로 만들어서 같이 공유하니 가족끼리도 이야기가 늘었습니다. 사물인식 및 얼굴인식을 하기 때문에 재미있게 사용할 수 있습니다


3. 구글 연락처 : 명함을 받으면 명함 인식 프로그램을 이용해서 문자인식을 하고 구글 연락처에 저장하면 정리가 한방에 끝. 컨택내용을 구글 연착처 메모에 잘 정리해 놓으면 텍스토리(textory.io)와 같은 앱을 설치하면 상대방 전화 콜에 대해서 세부내용을 확인할 수 있습니다. 또한, 구글 맵을 이용하면 근처에서 상대방 위치 확인도 할 수가 있습니다.


4. 구글 캘린더 : 개인 일정 등록과 함께 팀, 회사 중요 일정을 함께 등록하면 일정 확인이 쉽고, 스마트폰과 함께 이용하면 알람과 떠나야 하는 시간도 알려줍니다. 아침마다 약 먹을때 확인도 쉽습니다.


5. 구글 드라이브 : 각종 종이서류 모두 스캔해서 저장해두면 책상도 깨끗해지고 찾기도 좋죠. PC와 싱크하면 출장갈때도 스마트폰 하나도 모든 문서 확인이 가능합니다.


6. 구글 지도 : 친구들과 좋아하는 맛집을 지도에 표시해 보세요. 홍대나 강남에 갈때도 쉽게 맛집 찾을 수 있습니다. 타임라인을 이용하면 3년전에 내가 어디에 있었는지도 확인할 수 있습니다. 좀 무서운 기능이죠~ ^^


7. 행아웃 : 파트너와 협의 할 내용은 구글 행아웃으로 얼굴도 보고 문서도 함께 보면서 회의하면 왔다갔다 할 필요 없이 금방 끝납니다.


8. 구글 사이트 : 친구나 가족과 공유할 내용은 사이트로 공유하세요. 공유도 쉽고 스마트폰에서 확인도 쉽습니다.


9. 구글 문서 : 출력을 하지 않을 문서면 워드 프로세스로 작성하는 것보다 오히려 구글 문서로 작성하는게 공유 및 협업에 장점이 많습니다. 친구들과 함께 떠나는 여행일정은 구글 문서로 만들어서 공유하고 협업해서 만들면 금방 만들고 여행가서도 확인이 빠릅니다. 회사에서 회의록 작성할 때도  좋습니다.

이정도 사용하시면 스마트폰 하나면 모든 개인정보를 관리할 수 있습니다.  개인적으로 구글 서비스를 이용하는 이유 1. Android 폰에 최적화 2. 서비스의 영속성 3. 심플한 UI  4. 강력한 검색기능 5. 개인~기업까지 사용할 수 있는 기능 6. 강력한 인증 정도라고 소개를 하겠습니다. 기회가 되면 다른 클라우드 서비스 장점에 대해서도 이야기 하겠습니다.

과거 업무형태는 이제 변화해야 합니다.

시스템 오류때문에 첨부파일을 볼 수 없어 일부학생이 면접을 못 보았다고 하는 뉴스입니다. 기본적으로는 입학처와 해당 대학의 시스템적인 오류가 일차적인 문제이고 추가적으로 아직도 첨부파일에 세부내용을 작성해서 공지하는 과거방식의 업무형태가 문제입니다. 인터넷시대도 지나고 클라우드 시대로 가고 있는데 이제는 대학교도 기술환경에 맞는 업무환경으로의 변화가 절실합니다.

http://cloudservicecody.blogspot.com/2017/01/vs.html

아래한글과 MS 오피스 문서를 사용하는 이유?

20년전 아래한글의 기능을 100% 완벽하게 사용했습니다. 모든 단축키를 외우고 있었고, 반복되는 작업은 매크로기능을 이용하고, 스타일을 이용해서 모든 문단을 통제했습니다. 남들이 하루 걸리는 편집작업도 1, 2시간이면 거의 전문가 수준으로 멋있게 문서작업을 했고, 흔하게 보지 못하는 레이져 프린터로 출력읗 하면 주위의 모든 사람들은 감탄을 하면서 출력물을 구경했습니다. 그때 작업의 퀄러티는 누가 책처럼 멋있게 편집을 해서 보기 좋게 편집을 하는지가 가장 중요했습니다. 여백을 얼마를 하고 글자 크기, 글자 폰트를 어떻게 하느냐에 따라서 보고서가 전문가처럼 보여지고, 보고서의 내용을 더욱 빛나게 할 수 있었습니다.

이때는 이렇게 작업을 해서 모든 문서를 출력을 했습니다. 학교에 리포트 제출할 때도 출력을 했고, 관공서나 기관에 제출할때도 출력을 해서 우편을 보냈고, 자료를 달라는 친구에게도 전자파일 대신 문서를 출력해서 또는 복사해서 문서로 전달했습니다. 그러기 때문에 좀더 멋있는 출력물을 만들기 위해서는 경쟁적으로 아래한글의 조판기능을 더 열심히 사용했습니다. 

20년이 지난 지금. 고객이 요구하거나 눈이 나쁜 분들을 위해서 말고는 출력하지 않습니다. 당연히 종이로 자료를 받으면 반사적으로 '전자파일은 없나요?' 라고 물어보는 습관이 생겼습니다. 세미나에서 종이문서를 받으면 예전에는 모두 잘 챙겨서 가져왔지만, 지금은 가져오지 않습니다. 집에 보관하기도 어렵지만, 검색이나 버젼관리가 되지 않아서 불편하고, 그래도 종이파일로 받으면 복사기겸 스캐너로 모두 스캔해서 PDF로 보관합니다. 그래서 책상 책꽂이에는 종이 프린트물은 거의 없어졌고, 필요하면 대부분 구글 드라이브에서 저장되어 있는 PDF 문서를 확인합니다.

 vs 

아래한글이나 오피스 워드는 출력하기 위한 용도로 작성하는 워드 프로세스입니다. 글자 크기를 미세하게 조정하고 줄간격, 자간 등 편집하기 위해 만들어진 소프트웨어입니다. 하지만, 이런 워드 프로세스는 단점이 있으니 인터넷 환경에서 조회하기에는 불편하고 경우에 따라서는 조회가 안되는 경우도 있습니다. 우리가 인터넷이나 스마트폰에서 신문 기사나 블로그, 컨텐츠를 조회할 때 글자 크기나 자간 폰트 등은 별로 신경을 쓰지 않습니다. 그보다는 종류에 상관없이 링크를 클릭하면 해당 내용을 조회할 수 있는지 여부가 더욱 중요해졌죠. 디바이스 크기에 상관없이 해당 내용을 편하게 조회할 수 있어야 하고 그림이나 동영상도 쉽게 볼 수 있어야 합니다. 문서를 보는데 버젼이 맞는 SW 설치도 필요없고, 특히 라이선스를 구입하라고 하면 난감합니다.

이제는 출력을 위한 목적이 아니라면 문서작성에 대한 제한에서 벗어나면 삶이 편리해집니다. 문서작성의 본질은 정보를 전달하는데 있습니다. 나 자신도 포함될 수 있고, 편집을 하는 기술보다는 전달하려고 하는 내용이 중요할 겁니다. 또한, 어떤 종속된 소프트웨어를 사용하는 것은 큰 문제가 될 수 있습니다. 10년후, 20년후에 내가 작성했던 일기나 문서, 나의 논문을 내가 사용하는 컴퓨터에서 조회하지 못하게 된다면 화가 나겠죠.

새해 맞이 가정내 디지털사진 관리방법

예전에는 특별한 날에만 사진을 찍고 사진을 찍으면 꼭 필름을 인화하고 사진으로 현상을 해서 앨범에 잘 보관을 했습니다. 그러다 보니 사진 찍는것도 신중하게 찍게되고 사진 찍으면 꼭 사진관에 들려서 현상을 했습니다. 그런데 지금은 디카도 많아지고 스마트폰 카메라가 좋아져서 왠만하면 다 스마트폰으로 찍게 됩니다.

이렇게 촬영하는것은 쉬워졌는데 상대적으로 보관하는게 어려워졌죠. 아마 이 글을 읽는 분들중에 사진 날려먹은 분들 모르긴 몰라도 10명중에 8,9명은 경험이 있을겁니다. 그렇다고 모두 현상을 해서 출력하기에도 힘들지요. 아무리 백업을 잘해도 10년이상 사진 파일로 보관히기도 쉽지 않습니다. 저도 최근에 외장 드라이브가 물리적인 오류로 사진이 모두 사라졌어요. 백업 받은 다른 외장 드라이브에 일부는 있었지만, 이제는 사진 보관을 포기했습니다. 나는 사진 보관을 잘 할 수 있어 하는분들은 과연 몇년까지 보관할 수 있을 까요? 15년, 20년? 30년? 아마 그 전에 사진들은 모두 없어질 확률이 99%입니다.

자 그럼 우리 아이들 이쁜 모습이 담긴 사진 어떻게 관리해야 하나요?

1. 주기적으로 사진 앨범 만들기

좋은 방법은 2016년 베스트 사진으로 2016년 앨범을 만들면 됩니다. 인터넷으로 만들면 되고 주문하면 코팅된 앨범이 배달이 되지요. 여행 사진만 별도로 만드는 것도 좋습니다. 또한, 어떤 주제별로 앨범을 만드는 것도 좋습니다. 예를 들어서 아이들 태권도 배우기로 처음부터 1년 2년 정도 사진을 모아서 만들면 좋은 추억이 되겠죠.

2. 클라우드에 보관하기

네이버, 구글 포터 등 다양한 클라우드 보관소가 있습니다. 여기에 사진을 보관하면 되겠죠. 단, 출력용 보관이 아니라면 너무 큰 사이즈로 사진을 찍을 필요가 없습니다 .거의 대부분이 PC나 스마트폰으로 보는데 10M 짜리 사진 파일이 필요할까요? 만약에 거실에 가족사진을 출력한다면 필요하겠지만, 그렇지 않으면 사진기 세팅에서 사진 크기를 작게 조정하세요.

3. 한군데 모으기

예전에는 사진을 디카로만 촬영했지만 지금은 디카도 여러개이고 스마트폰으로도 사진을 찍지요. 아이들 사진의 경우에는 아내도 찍지만 남편도 찍고 할머니도 찍습니다. 각각 보관하는 것보다는 한군데로 통합해서 관리하면 좋습니다. 공유기능을 잘 사용해보세요.

4. 링크로 배포하기

동호회 카톡방있으면 정신없이 사진 올라옵니다. 소리도 시끄럽지만 대부분 일회성 사진으로 끝나고 말죠. 아이들 사진도 가족끼리 공유하기도 하지만 친구들한테도 공유하는 경우가 많습니다. 이럴때는 개별적으로 보내지 말고 앨범으로 링크를 만들어서 보내면 많은 수의 사진을 함꺼번에 볼 수 있습니다.

5. 동영상 촬영하기

이제는 멀티미디어의 시대입니다. 사진만 찍지만고 동영상을 찍어보세요. 나중에 휠씬 더 재미있습니다.

시대가 변했습니다. 우리 아이들 사진 잘 보관해서 시집 장가갈때 보여줄려면 엄마, 아빠가 좀 부지런해야겠죠. 연말에 사진 같이 보는 것도 재미있고, 저희집은 가족 카톡방을 만들어서 1년전 오늘, 5년전 오늘을 매일 올려주고 있어요. 가족간에 이야기 할게 더 많아집니다. '우리 ㅇㅇ 어릴때 이렇게 이뻤는데...~'

어떤 한 가지만 고수하면 혁신은 일어나지 않습니다. - 석진영교수

석지영교수는 2006년 한국계 최초로 하버드 법대 교수로 임용되었고, 2010년에는 하버드 법대 종신 교수로 선출됐었는데 아이아 여성으로는 처음이었고, 나이도 40살이 되지 않았을때입니다.

몇년전에 인터뷰한 내용에서 혁신에 대한 좋은 Insight 내용이 있어서 소개해드립니다.

출처 : https://www.youtube.com/watch?v=t3wei2GKhfg