지난달에 회사에서 해피아워 대신에 2014년 월드컵 지역 예선 카타르전 관람으로 대체를 했습니다. 축구 경기도 2:1로 승리를 해서 재미있었지만, 푸른 잔디밭에서 응원하니 해피아워만큼 재미가 있더군요. 직원들 반응이 좋았는지 사장님이 이번 6월 11일 우즈베키스탄 경기는 가족까지 초대를 했습니다. 저희 집은 모두 참석이죠. 축구 좋아하는 둘째놈한테 저 푸른 축구장을 보여줄 수 있어서 기대가 됩니다.
그런데 행사는 즐거운데 준비하는 입장에서는 많은 직원들 명단 취합하는게 여간 힘든 일이 아닌 거 같습니다. 예상인원이 700명이 될 거 같은데, 팀별로 취합하는 것도 어려울 것 같고 다시 그것을 총무팀에서 정리하는 것도 어렵겠죠. 좀 더 쉽게 할 수 있는 방법이 없을까 고민해 보니 구글 드라이브(Docs)에 양식이라는 방법이 있어 소개를 하겠습니다. 과거에는 구글 Docs(닥스) 서비스였는데, 클라우드 파일 보관 서비스 개념이 추가되어 드라이브로 불리웁니다. 네이버의 N드라이브나 다음의 클라우드 서비스에 문서를 웹상에서 직접 입력할 수 있는 기능에 이렇게 작성한 문서를 웹상에서 관리하는 기능이 더 있다고 보시면 되겠습니다. 구글의 특징인 N-Screen 지원 정책으로 다양한 스마트 폰 및 패스에서도 동일하게 사용할 수 있습니다.
사용을 하기 위해서는 일단 구글에 가입을 하시고, 구글 드라이브로 이동을 합니다.(https://drive.google.com/) 접속을 화면 아래와 같은 그림이 나타납니다. 좌측에 있는 '내 드라이브'는 폴더 개념의 카테고리입니다. 사용하기 편하게 디렉토리 구성을 하고 거기에 해당 문서를 저장하시면 되겠습니다. 바로 그 위에 '만들기'와 '업로드 버튼'이 있죠. 업로드 버튼은 만들어진 문서를 등록할 때 사용합니다. 좌측에 ‘만들기’ 버튼을 눌러줍니다.
[그림] 구글 드라이브 초기화면
만들 수 있는 종류를 보니 폴더, 문서(워드), 프리젠테이션(파워포인트), 스프레드시트(엑셀), 양식, 그림 등 다양하게 만들수 있습니다. 여기에서 '양식'을 선택합니다. 참고로 ‘연결할 앱 더보기’를 선택하니 다양한 문서를 더 추가할 수 있도록 되어 있습니다.
[그림] 구글 드라이브에서 추가로 사용할 수 있는 다양한 포맷
[그림] 구글 드라이브에서 만들 수 있는 문서 종류
총무팀에서 조사해달라고 요청한 엑셀문서는 다음과 같습니다.
[그림] 회사 단체관람 조사 엑셀 양식
이 표와 같이 조사할 수 있도록 필요한 항목들을 만듭니다. 웹화면이라 어렵지 않게 만들 수 있습니다. 일단, 참석자 이름, 관계, 나이는 필수항목으로 구성하였고, 나이는 선택하기 좋게 목록에서 선택형으로 구성하였습니다.
[그림] 조사양식 만들기
이렇게 필요한 양식을 만들었으면, 이제는 이 조사 양식을 팀원들에게 보내서 팀원들이 응답할 수 있게 하면 되겠습니다. 팀 전체 이메일 계정이 있으면 계정으로 보내고, 만약에 없다면 구글 그룹스를 이용해서 보내도 좋을 거 같습니다.
[그림] 팀원들에게 메일 보내기
이렇게 보낸 메일은 팀원들에게는 이렇게 수신이 됩니다. 여기에서 필요한 인원만큼 등록을 하면 되겠죠.
[그림] 구글 양식을 받은 화면
물론 팀원들이 응답한 내용은 구글 드라이브에 동일한 이름에 ‘(응답)’ 만 붙은 형태로 엑셀이 만들어지고 그 안에 데이타가 자동으로 만들어 집니다.
어렵지 않죠. 만약에 이렇게 하지 않으면 조사를 하기 위해서 엑셀을 보내야 하고 받은 사람은 엑셀은 다운 받아서 열고 내용을 작성해서 다시 조사자에게 보내야 할 겁니다. 이렇게 응답을 받은 총무팀은 수많은 메일로 업무하기가 어려울 거 같네요. 구글 드라이브의 양식을 이용하면 장점이 하나 더 있습니다. 그것은 질문유형을 단순 텍스트 글자, 선택형, 점수, 그리드 등 다양하게 선택할 수 있어서 필요한 응답을 Validation(유효성 검사)를 사전에 할 수 있다는 것이지요.
이 양식만드는데 5분만 투자했지만 상대적으로 업무량이은많이 줄어들 거 같습니다. 여러분도 업무 분야에 응용해 보시기 바랍니다.
