다시 시작하는 지식관리: 구글활용기 - 구글 드라이브를 이용한 팀 신입사원용 회사 가이드 공유

회사를 다니다 보면 퇴사하는 직원도 많고 또 새로 입사하는 직원들도 많습니다. 회사마다 문화도 다르고 환경도 다르다 보니 새로 입사해서 노트북을 새로 받으면 며칠은 세팅에, 문화 습득에 시간을 보내는 경우가 많습니다. 신입사원의 경우에는 모르면 선배들한테 물어볼 수 있지만, 경력직원은 또 물어보는게 껄끄러울 수 있죠. 하다못해 프린터 드라이버 설치하는것도 물어보고 다녀야 합니다.

그러다 보니, 신입사원을 위한 가이드가 하나 있으면 좋겠다고 생각을 합니다. 여기에는 회사에 관련한 많은 사항을 적어 놓는 것지요. 마치, KMS 시스템 처럼요. 주요 담당자 연락처, 복지제도, 시스템 정보, 각종 Utility 등등등 생각하면 생각할 수록 많아지는 것 같습니다.

이럴때 워드나 파워포인트로 문서를 만드는 경우가 있는데, 이렇게 문서로 만들면 2가지 문제가 생깁니다. 하나는 버젼관리 문제이고 두번째는 공유의 문제입니다. 사실 이 두가지 토끼를 한꺼번에 잡을 수 있는 무기는 바로 구글 드라이브입니다.

문서를 만들고 이를 공유해서 함께 작성하고 관리하면 됩니다. 개인보다는 집단지성의 힘이 휠씬 강하지요. 최근에 포스코를 시작으로 기업에서 문서중앙화를 많이 시도했고, 효과를 많이 보았죠. 제가 생각하기에는 좋은 솔루션을 이용하여 기업의 문서중앙화를 하는 것도 좋지만, 작은 기업이나 아직 공유의 문화가 없는 기업에서는 변화관리 차원에서 구글 드라이브를 전사적으로 사용해 보는 것도 좋을 거 같습니다. 물론 사장님의 강력한 드라이브가 필요하겠죠.

제가 이용한 방법은 간단합니다. 구글 드라이브에서 문서를 하나 만들고 이문서를 팀에 멤버들에게 수정의 권한을 주어 공유하고 이렇게 완성된 문서를 신입사원이 입사할 경우 링크만 보내주면 됩니다. 각자의 경험을 입력하면 신입사원에게 많은 도움이 될 거 같습니다.

일단 신입사원에게 도움이 될 수 있는 문서를 하나 만들어 보죠.

[그림] 신입사원을 위한 문서 작성

이렇게 만든 초안을 팀원들과 함께 공유합니다. 일단은 링크가 있는 사람만이 이용할 수 있게 하고 수정권한을 주었습니다. 팀원들에게 링크를 보내서 수정할 수 있도록 합니다.

[그림] 공유 문서의 권한 부여

자 이렇게 공유를 통해서 팀원들의 집단지성이 한군데에 모이게 되면 이 버전을 v1.0이라고 하겠습니다. 보통의 경우는 승인의 단계입니다. 이렇게 관리를 하고 추가되는 사항이 있으면 언제든지 수정할 수가 있습니다. 혹시나 변경내용을 확인하고 싶은 분은 상단의 수정내용 정보를 클릭하면 변경내용을 모두 볼 수가 있습니다.