분류체계는 어떻게 구성해야 하나?

지식의 관리 및 이용을 위해서는 많은 양의 사내지식을 체계적으로 관리해야 하고 사용자가 쉽게 찾을 수 있어야 한다. 그래서 흔히 지식맵(knowledge Map)을 사전에 그려놓고 여기에 맞게 구성하는 경우가 많다.

[그림] LG화재 KMS 지식맵1)

지식맵은 보통 업무와 부서 전체에 대해서 분류를 하고 세분화하기 때문에 자료가 없거나 새로 구축을 할 경우에는 효과적이나 그존에 업무 프로세스가 정의되어 매뉴얼화 되어 있을 경우에는 세부적인 분류로 구분하기가 어렵다. 또한, 업무 프로세스별로 묶음화 되어 있는 경우에는 다시 부류하는 것도 업무에 비효율적이다.

이런 경우에는 기존의 매뉴얼화, 프로세스화 되어 있는 문서나 매뉴얼을 폴더체계로 재분류하는 것이 더욱 효과적이고, 이렇게 구분된 폴더체계내에서 매뉴얼의 목차를 재구성하여 사용하기 편한 형태로 구성하는 것이 사용자 입장에서 보다 빠르고 정확하게 검색, 조회할 수 있다.

여기서 가장 중요한 것은 '논리적 매뉴얼'이라는 개념적 단위이다. 이 논리적 매뉴얼은 종이화 같이 묶음의 물리적 한계가 없기 때문에 업무에 맞게 구성하면 된다. 설사 몇만 페이지가 된다 하더라고 논리적 단위로 구성하기 때문에 철을 하거나 제폰을 할 필요가 없으므로 구성할 수 가 있다. 만약에 종이나 책으로 만들었다면 수십권의 책으로 만들어야 했을 것이다.

업무에 가장 필요한 내용으로 매뉴얼을 구성하여 이용하는 것이 가장 효율적일 것이다. 물론 전산 매뉴얼의 특징을 살려서 각종 그림, 음악, 동영상 자료도 혼합이 되어 있으면 금상첨화이겠다.

출처 : 1) http://www.fkii.or.kr