지식시스템을 바라보는 관점의 변화 - 생산자중심에서 소비자중심으로

과거 경제이론 설명 ( 생산자 위주의 제작에서 On-Demand 방식의 생산체계로 변화)

앞에서 언급한 내용과 같은 맥락으로 설명하자면, 이제는 사내에서 사용되는 지식도 생산자입장에서 지식을 일방적으로 생산하는 것이 아닌 소비자입장에서 필요한 지식만을 필요할 때 생산하는 변화가 필요합니다.

별로 사용하지도 않는 모든 업무 분류를 만들고 거기에 강제적으로 모든 데이터를 채우도록 강요하고, 또 이를 평가하여 업무평가를 한다면 모든 직원들은 당연히 집중해야 하는 본업무보다는 각종 뉴스나 불필요한 정보만을 만든 방에 쓰레기 데이터를 채우느라 정신이 없을 것이고, 본 업무에 소월해질 겁니다. 특히, 본부에 있는 핵심업무담당자라면 회사차원에서도 손해가 많아지겠죠. 그리고 부수적인 문제가 발생하는데 이런 가비지성 데이터로 인하여 실제로 필요한 자료를 찾지 못하는 악순환이 발생을 하게 되고, 당연히 컨텐츠를 소비하는 직원입장에서는 이런 문제로  지식시스템을 멀리하게 될 겁니다.

이러한 생산자관점의 지식시스템보다는 지식을 소비하는 소비자입장에서 생각한다면 보다 작은 양의 컨텐츠와 리소스를 투자하더라고 더 높은 만족도와 성과를 이끌어 낼 수 있을 겁니다. 생산으로 비유하자면 이번 겨울에 추워질 것을 대비해서 여름부터 내의 종류를 생산하여 적재적소에 판매를 하여 재고 부담을 줄이고 돈의 흐름을 빠르게 하는 것과 유사하겠죠. 지식도 계절별로 시즌별로 필요로 하는 정보가 다를 것이고 이런 정보를 빠르고 정확하게 업무에 사용할 수 있도록 잘 가공하여 제공한다면 회사차원에서 이익은 돈으로 환산하기 힘들겁니다.

경영자가 범하기 쉬운 실수 중에 하나는 모든 지식을 관리하려는데 있습니다. 모든 지식을 관리하며 마치 모든 지식이 회사의 자산인거 같은 생각이 드는데, 성공한 회사들의 공통점은 모든 업무를 잘 하는 것이 아니고 특정업무/분야를 다른 회사보다 월등히 잘하기 때문에 성공하는 것이지요. 모든 지식을 관리한다는 것은 지식의 생성에서 이용, 폐기까지를 관여해야 하고 한 분야에 집중하지 못한다는 의미입니다. 음식점에서 모든 CS(고객만족)에 대한 자료를 직접 찾아서 가공하고 생산할 필요가 없습니다. 이보다는 CS를 잘하는 업체에게 컨설팅을 받고 자기들만이 가지고 있는 노하우만 추가하여 핵심 CS 지식을 만들어서 사용하면 됩니다. 또 다른 예로 회사의 모든 직원이 아침마다 회사에 관련한 뉴스를 서치할 필요가 없죠. 이는 회사 관련 뉴스를 브리핑해주는 전문업체가 보다 다양한 정보를 필요에 맞게 잘 가공해서 제공해줄겁니다. 모든 직원이 뉴스를 서치할 시간을 줄이고 핵심 뉴스만을 보게 하여 업무시간을 효율화한다면 회사차원에서 큰 이득이 될겁니다.

경영자들이 범하기 쉬운 실수 중에 한가지가 더 있는데, 모든 직원에게 지식을 생산하라고 강요를 한다는 겁니다. 회사에서 지식을 생산할 수 있는 부서나 지위에 있는 사람은 한정이 되어 있고, 이 사람들이 만드는 지식이나 프로세스, 정보를 나머지 사람들이 잘 이용하는 것이 보다 효율적입니다. 은행의 영업점 직원이 대출규정에 대해서 지식을 창출할 수는 없습니다. 단지, 대출규정에서 문제가 있거나 개선하고 싶은 내용을 본부부서에 요청하면 됩니다. 대출규정에 있어서는 은행내에서 영업점 직원보다는 본부 여신부서의 해당 담당자가 제일 잘 알 것이고, 이 담당자가 해당 지식을 알기 쉽게 만들어서 배포하는 것이 은행의 지식활동에 핵심이 되어야 합니다.

조직내의 인원이 많아지면 다양한 계층이 생기고, 다양한 계층마다 필요로 하는 지식이나 정보는 달라지게 됩니다. 예를 들어서 회계부 과장이 필요로 하는 정보와 대리점 직원이 필요로 하는 지식/정보는 다를 것이고, 이들의 성향이나 특성, 직책에 맞는 정보를 포탈화면 등에 제공해 준다면 업무에 활용률이 높아질 겁니다. 모든 직원의 추천자료에 나타나는 ‘2014년 중국의 트랜드 예측’이라는 보고서는 많은 직원들에게 관심이 없을 것이고, 이보다는 특성에 맞는, 시즌에 맞는 정보를 제공해 준다면 시스템 이용이나 지식활동의 자극제가 될 것이다.

지금까지의 말을 한문자으로 표현하자면 “소비하는 사람이 필요한 정보/지식을 필요한 시점에 필요한 사람이 잘 활용하면 회사에 이익이 된다”라고 표현을 할 수가 있습니다. 사내 지식활동이 활성화된다면 업무에 따른 스트레스나 부담이 줄어들 것이고 업무 시간이 단축되고 정확한 업무지식을 빠르게 습득할 수 있습니다.

생산자 입장에서 우리 회사 스토리지에는 10만건의 지식자료가 있다라고 자랑하는 것은 마치 뜨거운 여름에 우리 회사 창고에는 겨울에 사용하는 각종 잠바, 내복, 양말, 스웨터 들이 가득 쌓여 있다라고 이야기 하는 것처럼 느껴집니다. 이런 자랑보다는 이런 자랑보다는 우리 회사 직원들은 빨리 퇴근하는데 일도 잘하고 회사 실적도 좋다. 이런 자랑이 어떨까요?