전자매뉴얼 도입전에 시행해야 하는 3가지

보통 전자매뉴얼 시스템을 도입하면서 기존의 업무 환경이나 프로세스를 그대로 적용하려 합니다. 종이로 된 매뉴얼과 인터넷환경에서 사용하는 전자매뉴얼의 사용하는 방법이 다르기 때문에 도입전에 아래 3가지는 정리를 하고 도입하는 것이 효과적입니다.

1. 매뉴얼 분철(Article 단위)
우리가 기존에 사용했던 매뉴얼들은 종이에 출판을 목적으로 만든 매뉴얼들입니다. 제본을 하기 위해서 적당한 볼륨으로 작성을 하였고, 또한, 관련된 내용은 모두 합철하여 출판을 했습니다.
전자매뉴얼 환경에서는 양에 구애받지 않고 독립된 내용별로 업무를 구분하여 매뉴얼을 작성, 관리하여야 합니다.

2. 업무 담당자 지정
이렇게 분철한 내용은 업무담당자를 지정해야 합니다. 업무별 담당자가 해당 내용을 가장 잘 이해하고 있고, 업데이트 등을 신속하게 진행할 수 있습니다. 또한, 관련 업무에 질의에 대해서도 가장 빠르고 정확하게 답변할 수 있습니다.
또한, 담당자 변경시에도 인수인계 등 권한관리가 용이합니다.

3. 컨텐츠별 매뉴얼 템플릿 개발
업무별 컨텐츠에 따라서 동일한 템플릿에 작성하여 사용하는 것보다는 컨텐츠의 성격에 따라 템플릿을 개발하여 사용자에게 제공하는 것이 효과적입니다. 예를 들어 FAQ 같은 내용은 질의와 답변, 관련내용에 대한 설명으로 구성을 하고, 프로세스를 설명할 때에는 구성항목을 표준화하여 사용자가 쉽게 이용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

이러한 사전 작업없이 총무팀이나 IT 기획팀에서 추진할 경우에는 안정화기간이 오래걸리고 경우에 따라서는 컨텐츠 내용이 부실해져서 전자매뉴얼 시스템이 실패할 수도 있습니다.

기업내 지식이 요약된 결정체로 생각하고 조직에 맞는 방법을 찾는 노력이 선행된다면, 사용자는 사용하기 쉽고, 관리자는 업데이트 및 관리가 편리한 시스템이 될 것입니다.