매뉴얼시스템 도입전 반드시 결정해야 할 사항

최근에 세월호 참사로 인하여 중앙정부 및 각 지자체 등에서 안전분야를 포함한 전사 업무에 대한 매뉴얼 정비사업을 많이 하고 있습니다. 관리측면에서는 각 부서별로 담당업무의 매뉴얼을 책자로 만들고 일선에 배포하면 끝이지만, 관리가 아니고 활용측면이라면 고민해야 할 부분들이 더 있습니다.

활용을 하기 위해서는 보통 매뉴얼시스템 도입을 통하여 웹에서 조회, 검색을 할 수 있도록 구현을 합니다. 업체마다 기술이나 구성방법이 차이가 있지만은 웹을 통해서 이용하는 방식은 대부분 비슷합니다.

업무시스템의 경우에는 사용자나 업무내용이나 이용방법(프로세스)가 정해져 있기 때문에 혼란은 없는 반면에 매뉴얼시스템의 경우는 일단 누가, 무엇을 어떻게 활용할 것인지가 결정이 되어야 필요한 컨텐츠를 구성을 할 수가 있습니다.

이러기 때문에 매뉴얼 시스템 도입전에 이미 매뉴얼 시스템의 목적을 명확히 하고 매뉴얼 정비사업부터 진행을 해야 하는데 대부분이 이런 준비없이 진행하는 경우가 많고, 그러다 보니 매뉴얼 시스템 유지관리가 되지 않고 사용자가 외면하는 시스템이 될 가능성이 높습니다.

따라서, 매뉴얼 시스템 도입전에는 반드시 매뉴얼 시스템을 누가, 어떤 매뉴얼을 어떠한 방식으로 어떤 시점에 사용할 것인지를 반드시 정의하고 여기에 맞는 컨텐츠 수집, 개발 및 시스템 도입을 해야 할 것입니다.